4 Ключові інструменти планування для бізнесу

Внутрішні фактори (контрольовані компанією)

Сильні сторони (Strengths)

Внутрішні переваги вашого бізнесу:

• Унікальні компетенції та експертиза команди
• Сильний бренд та репутація на ринку
• Фінансова стабільність та прибутковість
• Кваліфікований персонал з низькою плинністю
• Ефективні бізнес-процеси та операційна модель
• Інноваційні продукти або технології
• Лояльна клієнтська база з високим LTV

Слабкі сторони (Weaknesses)

Внутрішні недоліки, які потрібно усунути:

• Обмежені ресурси (фінанси, люди, час)
• Застаріле обладнання або технологічний борг
• Слабка присутність у певних сегментах ринку
• Брак кваліфікованих кадрів у ключових ролях
• Неефективні процеси та бюрократія
• Високі операційні витрати

Зовнішні фактори (не контролюються)

Можливості (Opportunities)

Сприятливі зовнішні чинники:

• Зростаючий ринок або нові ніші
• Законодавчі зміни на вашу користь
• Нові технології для автоматизації
• Послаблення основних конкурентів
• Зміна споживчих уподобань у вашу користь
• Можливості для стратегічних партнерств

Загрози (Threats)

Потенційні ризики для бізнесу:

• Посилення конкуренції та поява нових гравців
• Економічний спад або криза
• Зміни в регулюванні галузі
• Зміна споживчого попиту
• Технологічні disruptions

Матриця стратегій SWOT

• SO-стратегії: Використовуйте сильні сторони для реалізації можливостей
• WO-стратегії: Долайте слабкості, використовуючи можливості
• ST-стратегії: Компенсуйте слабкості загрозами
• WT-стратегії: Мінімізуйте слабкості та уникайте загроз

Основні елементи діаграми:

• Завдання: Перелічені вертикально зліва
• Часова шкала: Дні, тижні або місяці згори
• Бари: Смуги, що показують тривалість кожного завдання
• Залежності: Стрілки між завданнями
• Віхи: Ключові точки проекту
• Ресурси: Відповідальні за виконання
• Прогрес: Відсоток завершення

Крок 1: Декомпозиція проекту

Розбийте проект на конкретні завдання (WBS - Work Breakdown Structure). Кожне завдання має бути вимірюваним та зрозумілим.

Крок 2: Встановлення послідовності

Визначте залежності між завданнями (FS, SS, FF). Це допоможе знайти критичний шлях.

Крок 3: Оцінка тривалості

Використовуйте метод PERT: (оптимістичний + 4×реалістичний + песимістичний) ÷ 6

Крок 4: Призначення ресурсів

Вкажіть відповідальних за кожне завдання. Уникайте перевантаження співробітників.

Крок 5: Вибір інструменту

Microsoft Project, Asana, Monday.com або безкоштовні альтернативи

Крок 6: Моніторинг оновлення

Оновлюйте статус кожні 2-3 дні. Використовуйте кольори для статусу: зелений - вчасно, жовтий - ризик, червоний - затримка

	ТЕРМІНОВО	НЕ ТЕРМІНОВО
ВАЖЛИВО	Квадрант I РОБИТИ ЗАРАЗ Кризи, дедлайни	Квадрант II ПЛАНУВАТИ Стратегія, розвиток
НЕ ВАЖЛИВО	Квадрант III ДЕЛЕГУВАТИ Зустрічі, листи	Квадрант IV УСУНУТИ Соцмережі, пусті розмови

Квадрант I: Терміново і Важливо (РОБИТИ)

Характеристика: Критичні завдання, що вимагають негайної уваги

Приклади: палаючі дедлайни, кризи, скарги VIP-клієнтів, невідкладні медичні питання

Стратегія: Виконуйте негайно, але працюйте над тим, щоб їх не створювати через планування

Квадрант II: Не терміново, але Важливо (ПЛАНУВАТИ)

Характеристика: Стратегічно важливі завдання, що рухають до цілей

Приклади: планування стратегії, розвиток компетенцій, профілактика, нетворкінг, здоров'я

Стратегія: Інвестуйте сюди 70% часу. Це зона росту та успіху.

Квадрант III: Терміново, але Не важливо (ДЕЛЕГУВАТИ)

Характеристика: Завдання, що відволікають, не просувають до цілей

Приклади: рутинні зустрічі, дзвінки, деякі листи, чужі термінові питання

Стратегія: Делегуйте, автоматизуйте або виконуйте в проміжках між важливими завданнями

Квадрант IV: Не терміново і Не важливо (УСУНУТИ)

Характеристика: Пожирачі часу без цінності

Приклади: безцільний скролінг, телевізор, пусті розмови, прокрастинація

Стратегія: Мінімізуйте або повністю усуньте. Використовуйте для перерви (15-20 хв/день)

1. Вечірнє планування (15 хв): Запишіть всі завдання на завтра
2. Ранковий вибір (5 хв): Розподіліть за квадрантами
3. Блокування часу: Виділіть 2-3 години для Квадранта II
4. Щоденний аудит (5 хв): Де я провів час? Як покращити завтра?

S — Specific (Конкретна)

Ціль має відповідати на питання: Що? Хто? Де? Чому?

• ❌ Погано: "Збільшити продажі"
• ✅ Добре: "Збільшити продажі продукту X у регіоні Y завдяки digital-рекламі"

M — Measurable (Вимірювана)

Має бути числовий показник для відстеження прогресу

• ❌ Погано: "Покращити обслуговування"
• ✅ Добре: "Підвищити NPS з 30 до 50 балів"

A — Achievable (Досяжна)

Реалістичність з урахуванням ресурсів та обмежень

• ❌ Погано: "Збільшити прибуток у 10 разів за місяць" (для звичайного бізнесу)
• ✅ Добре: "Збільшити прибуток на 20% за квартал"

R — Relevant (Релевантна)

Ціль відповідає загальній стратегії та місії компанії

• ❌ Погано: "Відкрити 5 офісів" (коли потрібно стабілізувати поточні)
• ✅ Добре: "Оптимізувати процеси для підвищення ефективності на 15%"

T — Time-bound (Обмежена в часі)

Конкретний дедлайн створює відчуття терміновості

• ❌ Погано: "Запустити новий продукт скоро"
• ✅ Добре: "Запустити MVP до 31 березня 2025 року"

Приклад 1: Особисте здоров'я

❌ Неправильно:

"Хочу схуднути"

✅ SMART-ціль:

"Знизити вагу з 85 до 78 кг за 3 місяці (до 1 червня 2025) через тренування 4 рази на тиждень та дефіцит 500 ккал/день"

Приклад 2: Маркетинговий ціль

❌ Неправильно:

"Покращити маркетинг"

✅ SMART-ціль:

"Збільшити кількість кваліфікованих лідів зі 100 до 200 на місяць до кінця Q2 2025 через контент-маркетинг (2 статті/тиждень) та Facebook Ads з бюджетом $2000/місяць"

Приклад 3: Технологічне оновлення

❌ Неправильно:

"Оновити сайт"

✅ SMART-ціль:

"Редизайн головної сторінки з підвищенням швидкості завантаження з 4 до 1,5 секунд і збільшенням конверсії з 2% до 3,5% — завершити до 15 січня 2025, бюджет $1000"

• Забагато цілей: Фокусуйтеся на 3-5 головних цілях на квартал
• Нереалістичні терміни: Використовуйте метод від зворотного (backward planning)
• Відсутність плану дій: Розбийте ціль на щотижневі завдання
• Немає відповідального: Чітко призначте відповідального за досягнення